Voorkom documentchaos

De meeste organisaties gebruiken meerdere systemen om documenten op te slaan, vaak met de beste intenties om ‘slimmer’ te gaan werken. Het kan echter hierdoor gebeuren dat documenten per afdeling, business unit of zelfs devicetype geïsoleerd raken. Het kost veel tijd en geld om de verschillende documentsilo’s nog enigszins te managen en veilig te houden. Daarom zie je in vrijwel elke organisatie gebeuren dat wat je juist niet wilt: het wordt moeilijk wegwijs te zijn in documenten en documentstructuren van de verschillende teams.

Kijk uit voor deze 3 risico’s die op de loer liggen in deze situatie:

Verminderde productiviteit

Niemand streeft naar ‘documentchaos’ maar toch gebeurt het. In sommige organisaties zijn medewerkers enkele uren per week bezig met het zoeken naar de juiste documenten.

De silo’s waarin documenten staan opgeslagen praten daarnaast meestal niet met elkaar, wat het voor collega’s lastig maakt efficiënt aan de dagelijkse taken te werken, fouten en dubbel werk oplevert en tot verkeerde beslissingen leidt.

Securityrisico

Documenten worden vaker als waardevolle data beschouwd: belangrijk om te gebruiken (denk aan business intelligence) maar ook belangrijk om niet kwijt te raken (datadiefstal). Met de komst van de AVG-wetgeving, is de noodzaak van data veilig houden nog groter geworden om hoge boetes te vermijden. Hiervoor zijn extra controlemechanismen nodig. Een complex issue als policies voor meerdere contentsystemen gelijk moeten zijn.

Uit de pan rijzende kosten

Daarbij komt nog eens dat het instellen en onderhouden van meerdere documentsystemen al gauw resulteert in een kostbare aangelegenheid. Waar de ene beheerder thuis is in systeem A, is hij/zij misschien niet bedreven in systeem B.  (En om nu overal een aparte beheerder voor aan te stellen…) Wil je iedereen trainen in meerdere documentsystemen, dan zal ook dit flink in de papieren lopen.

In onderstaande video vertelt Susan Leppen, voormalig Business Consultant bij Exite, meer over een samenwerkingsmanifest, wat je bij dit probleem kan helpen.

Meer weten over een samenwerkingsmanifest of efficiënt omgaan met documenten? Neem via het formulier hieronder contact op!