Thuiswerken doe je slimmer met Teams

Wie de voorbije weken de berichtgeving rond thuiswerken heeft gevolgd is ontgetwijfeld niet ontgaan dat er veel wordt gesproken over de technische invulling daarvan. Hoe ga je te werk, blijf je mailen en bellen of kun je ook iets slimmers gebruiken? Bij Exite werken we al sinds het prille begin ervan met Microsoft Teams. Voor ons is Teams ideale online software voor samenwerking en communicatie. Intern, maar ook voor en met onze klanten maken we volop gebruik van Teams. In deze periode hebben we wel geleerd over het gebruik van Teams en ervaren hoe de tool is uitgebouwd tot een veelzijdig product dat voor iedere organisatie kansen biedt. 

Wat is Teams? 

Iedereen die met Microsoft Office 365 werkt, heeft toegang tot Teams en kan hiermee direct aan de slag. Met Teams werk je samen in groepen, dat kunnen zowel afdelingen als projectteams of willekeurige medewerkers zijn. Eén van de mooie features is dat het niet uitmaakt of deze leden zich binnen of buiten de eigen organisatie bevinden; ook met partners en klanten werk je eenvoudig in dezelfde omgeving samen.

Wat ‘online samenwerken’ praktisch inhoudt 

Binnen Teams zijn verschillende teams en kanalen ingericht waar leden kunnen chatten, (video)bellen, hun scherm delen en samen aan documenten werken. (Ook 1-op-1 communicatie wordt gefaciliteerd) Deze documenten kunnen ook binnen Teams beheerd worden, op dezelfde manier als Microsoft SharePoint deze mogelijkheid biedt. Ook kun je binnen Teams apps van Microsoft en andere aanbieders toevoegen, denk hierbij aan zaken als planning, CRM, een notitieblok of whiteboard, een workflow of een kennisdatabank. Leden zien van elkaar wanneer ze beschikbaar, afwezig of bezet zijn. Erg prettig aan Teams is dat het vanuit de cloud op iedere apparaat werkt. Zowel op je pc of laptop beschik je over dezelfde mogelijkheden als op je smartphone en tablet!  

Hoe Exite met Teams werkt 

Bij Exite werken we met 3 typen teams. We hebben een algemeen Team waarin verschillende afdelingen een kanaal hebben voor interne communicatie. Deze teams werken als een intranet; hier vinden medewerkers de belangrijkste berichten en documenten die de hele organisatie aangaan. 

Daarnaast bestaan er Teams voor afdelingen. Afhankelijk van de opzet van afdelingen zijn dit groepen waarin drie tot dertig collega’s deelnemen. In deze teams wordt dagelijks overleg gepleegd en aan documenten samengewerkt. Voor projecten en samenwerkingen tussen afdelingen wordt afhankelijk van het doel gebruikgemaakt van groepschats of sub-teams. 

Het derde type team bij Exite is het klantteam. Door klanten uit te nodigen in deze teams kunnen wij ze direct op de hoogte stellen van de voortgang van onze dienstverlening en hebben zij ook een kanaal voor vragen of verzoeken. Ook binnen deze teams vindt samenwerking aan documenten plaats. 

Dit zijn de belangrijkste tips die ik voor je heb in de opstartfase: 

• Zorg voor een goede voorbereiding 

Teams werkt prima via een webapplicatie maar kan prettiger werken als vaste applicatie op je computer. Als je over Office 365 beschikt, kun je Teams downloaden via deze link. (Deze link werkt ook op je iPhone, iPad en Android-smartphone; installeer hierop ook de app om ook tijdens pauzes berichten mee te krijgen of je collega’s te bellen wanneer ze aangeven beschikbaar te zijn.) Een webcam met ingebouwde microfoon of losse headset vormen perfecte accessoires om aan je arsenaal toe te voegen. 

• Maak goede afspraken met je collega’s over samenwerken met Teams

Op welke manier vervangt Teams bijvoorbeeld het werken via mail en telefonie? Heeft de organisatie een communicatieplan beschikbaar waarin de bedoeling en dagelijkse praktijk met Teams wordt toegelicht? 

• Stap af van versiegedoe 

Het is in Teams niet nodig om bij elke aanpassing van een bestand een nieuwe versie op te slaan. Dankzij de integratie met Office 365 worden bestanden automatisch geüpdatet met aangebrachte wijzigingen en commentaren. Bestanden hoeven zo niet opnieuw gedeeld te worden. 

• Als je het doet, doe het veilig 

Hoewel Microsoft op allerlei manieren veilig werken borgt binnen Teams, kan enthousiast gebruik ervan leiden tot onveilige situaties waarbij documenten en bedrijfsgevoelige informatie gedeeld worden aan de verkeerde mensen. Verdiep je in de bestaande securityregels van je organisatie of vraag om deze regels als ze niet duidelijk zijn. 

Heb je nog geen Office 365 en daarmee ook geen toegang tot Teams? Via Exite kun je kosteloos direct aan de slag. Mocht je wel over Teams beschikken en vragen hebben over het gebruik, dan kun je nu terecht voor het Exite Kwartiertje. In een volgende blog ga ik in op de mogelijkheden van online vergaderen met Teams. 

Wil je gewoon wat meer weten over hoe Exite thuiswerken faciliteert en daarbij ook helpt bij het maken van thuiswerkbeleid en een adoptiestrategie? Vul hieronder je gegevens in en stel ons je vraag.