Neem het taalconflict tussen IT-managers en directeuren weg!

Gaat jouw hart sneller kloppen bij het horen van de termen VM’s, Hypervisors, VDX’en, RTO, RPO, Data Loss Prevention? Waar deze termen bij de ene professional een vlaag van nieuwsgierigheid en enthousiasme opleveren, zullen deze voor een ander slaapverwekkend zijn. Dit zie terug je in zowat elke tak van sport of onderwerp die je kunt bedenken. Het afhaken bij jargon beperkt zich echter niet tot ICT-land.

Zo weet ik van mijzelf dat ik bijvoorbeeld uren kan praten over TFSI-motoren, Eibach schroefveringsets, 2.5-liter 5-cylinders met 7-traps S Tronic DSG-bakken, ACC en Dynamic LED op die o zo mooie Audi RS3 in de kleur Nardo Gray.

Nu is dit als smalltalk op feestjes niet zo’n probleem. Maar het wordt problematisch als ik op mijn werk hierover veelvuldig een draak van een epistel verkondig aan mijn collega’s.

En toch zie ik het op het gebied van ICT bijna dagelijks gebeuren: “directeuren die gapend achter de tafel zitten bij de uitleg van een nieuw ICT-concept. Of ICT’ers die nog maar even koffie gaan halen wanneer de directeur een uitleg geeft over de missie, visie en strategie van het bedrijf en de ‘Total Cost of Ownership’ van de huidige ICT-afdeling. De ICT’er zijn tegen het einde van het verhaal van de directeur dan allang vertrokken. Zij luisteren liever niet naar die “wollige managementtaal”.

Twee werelden verenigen

Hoewel techneuten zeer verknocht zijn aan hun vakjargon, kunnen directeuren er ook wat van. SWOT-analyses, Value Chains, TCO, EBITDA… voor directeuren belangrijke zaken. Dit wil niet zeggen dat hiermee het jargon van ICT’ers verbannen moet worden. Sterker nog, vakspecifiek jargon kan een heel makkelijke methode zijn om in weinig woorden een zeer complex verhaal te verpakken.

Voor het bepalen van hetgeen wat “goed” en daarmee gewenst is, is het echter noodzakelijk dat beide kampen dezelfde taal en definities hanteren. Niet omdat dit direct tot een oplossing leidt, maar omdat het spreken van dezelfde eenduidige taal een voorwaarde is om focus te houden op waar het wél daadwerkelijk om gaat: hoe ICT-oplossingen het beste bijdragen aan de gestelde doelen van de organisatie.

De perceptie van wat “goede” ICT is, verschilt daarnaast per rol. Daarmee is ICT op zichzelf al een taaie kluif om te vertalen naar de business. Maar het niet-vertalen van zowel ICT- als managementjargon naar een duidelijke definitie onafhankelijk van rollen, maakt het sowieso lastig om consensus te bereiken.

Wil je bijvoorbeeld en ICT-er op de kast jagen, dan kan dat door als directeur te roepen dat ICT “goedkoop” moet zijn. Hiermee verandert de droom van de ICT’er van een Tesla linearecta naar een toekomstperspectief met een oude Renault Clio.

Wat “goedkoop” ook kan zijn

Maar het streven naar “goedkope” ICT, wanneer je deze in zowel het ICT-jargon als het management jargon vertaalt naar een beter passende term, hoeft daarmee in de kern geen slecht streven te zijn.

Uiteindelijk moet een onderneming immers winst maken en blijft ICT een altijd middel om de operatie daarin te ondersteunen. Wel kan er door slimme inzet van ICT méér winst gemaakt worden (zowel financieel als kwalitatief), en dat dient dan ook de kern te zijn in de gesprekken tussen IT en bedrijfsvoering.

In het licht van deze discussie stel ik daarom “kostenefficiëntie” voor als een beter passende term. Deze lijkt me een stuk passender om consensus op te bereiken, zonder dat hiermee de droom van de Tesla in het gedrang komt (en daarmee het perspectief van de IT-manager).

De kunst van een goed advies is feitelijk de ICT-investeringen te vertalen naar wat deze bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. ICT zal voor een directeur namelijk altijd duur zijn als hij niet duidelijk inzichtelijk krijgt hoe de technologie bijdraagt aan zijn bedrijfsdoelstellingen.

Zo kan de keuze van een ICT’er voor een duurdere oplossing (of metaforisch gewenste Tesla) bijvoorbeeld ook prima te verantwoorden met (financieel) valide redenen. Zo is een Tesla duurdere auto, maar is deze wel duurzaam en laag in de bijtelling waardoor iemand uiteindelijk (ondanks deze duurder is in aanschaf) er toch beter mee af kan zijn.

Waar wil je dat ICT naartoe rijdt?

Toch zal een directeur ook moeten inzien dat ICT niet altijd een keuze is. Soms is het een noodzaak om een duurdere ICT-oplossing aan te schaffen, wil hij of zij daadwerkelijk zijn bedrijfsdoelstellingen realiseren en/of kostenefficiëntie behalen. Zo is het bijvoorbeeld lastig om met 4 kinderen op wintersport te gaan in een Nissan Micra met zomerbanden (met als gevolg dat je nooit misschien nooit aankomt en daarmee de ski’s voor niks hebt gekocht en het hotel voor niks hebt betaald).

Het belangrijkste is dat de geadviseerde oplossing moet passen bij de uiteindelijke bestemming. Dit schept dus wel de voorwaarde dat men weet waarheen de weg van vooruitgang leidt… en dat is zowel op het vlak van ICT als bedrijfsvoering niet altijd een makkelijke klus.

In mijn volgende blog leg ik aan de hand van een aantal praktische voorbeeldcases uit hoe IT en directie daadwerkelijk dezelfde taal gaan praten en leg ik uit hoe een Strategische IT Roadmap kostenefficiënte ICT mogelijk maakt!