Maak thuiswerken zo aangenaam mogelijk!

De oproep om als gevolg van de uitbraak van het coronavirus zoveel mogelijk thuis te werken vindt in heel Nederland gehoor. Dit heeft grote gevolgen voor de manier waarop we ons werk doen en overleggen. In een serie artikelen op Exite deel ik komende dagen een aantal tips om hier op basis van de laatste technologische mogelijkheden en inzichten zo slim mogelijk mee om te gaan.

Om te beginnen merk ik al aan berichtgeving op sociale media dat deze unieke situatie allerlei uitdagingen en onvoorziene situaties oplevert. Op het laatste moment hebben professionals zich afgelopen dagen naar de winkel of online shop gehaast om daar alsnog de laptop, webcam of tweede monitor te halen die thuiswerken mogelijk maakt. En tal van werknemers hingen bij hun werkgever aan de lijn om vragen te stellen: “Leuk dat ik nu moet thuiswerken, maar hoe pakken we dat aan?”

Schep de juiste randvoorwaarden

In dit artikel deel ik een aantal beginner tips om je op weg te helpen. Allereerst een aantal zaken om mee te starten:

• Maak elke dag een overzicht van de drie belangrijkste zaken die je wilt doen. Drie doelen die je die dag wilt behalen. Maak dit overzicht het liefst na je shift om alvast je volgende dagstart (zie volgende punt) voorbereid te hebben. Met zo’n mini-overzicht is het eenvoudiger bij je taak te blijven en de acties die per se afgerond moeten worden, ook afkomen. De rest volgt later en is bonus.
• Houd een dagstart. Bel met je directe collega(‘s) en/of teamleider voor minimaal 5 en maximaal 30 minuten om te bespreken wat jij gaat doen maar ook om te weten waar anderen mee bezig zijn. Thuiswerken kan snel aanvoelen als een one-man-band die de muziek opvoert, maar de meeste taken blijven een team-effort.
• Beperk de afleiding. Met het sluiten van de kinderopvang is het soms onoverkomelijk, maar probeer te zorgen voor een ruimte zonder prikkels. Heb je geen werkkamer, dan kan werken in een slaap- of zolderkamer beter zijn dan in de keuken, dichtbij de rest van het gezin.
• Schakel meldingen op je mobiel uit. Niets is zo verstorend voor je focus als een telefoon die namens allerlei apps notificaties op je afvuurt. Zet je telefoon op niet-storen, tenzij je echt bereikbaar moet zijn.
• Beperk je nieuwsconsumptie. Met het coronavirus in Europa draait de nieuwsfabriek op volle toeren. Zet Radio 1 uit en beperk je bezoeken aan nieuwssites tot een minimum. Bekende berichten worden constant herhaald en vormen daarmee een aanslag op je tijd.
• Beweeg! Bij Exite vonden we het al pré-corona belangrijk om rond lunchtijd een wandeling te maken. Blijf dit doen. Zolang je jezelf aan de voorschriften houdt, zijn hier weinig risico’s aan verbonden. Door te bewegen blijft je hoofd ook fitter. Neem regelmatig een micropauze en focus je ogen op een object achter je monitor. Dit helpt je ogen in conditie te houden.

En tot slot: soms is het helemaal niet erg om je inbox even te laten voor wat deze is. Als er iets is dat jouw aandacht vraagt word je, als je dat met elkaar goed afspreekt, vanzelf gebeld. Zelf check ik mijn inbox op vaste momenten, bijvoorbeeld bij het starten, om 11 uur, om 15 uur en de laatste keer bij het afronden van de dag.

Thuiswerken is ook zonder coronacrisis vaak al lastig genoeg. Het kan zijn dat je door omstandigheden even minder productief bent dan op kantoor. Dit is normaal en zal zich door slimme aanpassingen die je zelf door kunt voeren herstellen en soms zelfs verbeteren.

Slimmer thuiswerken? Gebruik Microsoft Teams!

In een volgende blog vertel ik meer over het werken met Microsoft Teams, een tool die zeer geschikt is voor het thuiswerken met meerdere mensen en allerlei slimme functionaliteit biedt om productiviteit te verhogen.

Wil je meer weten over hoe Exite thuiswerken faciliteert en daarbij ook helpt bij het maken van thuiswerkbeleid en een adoptiestrategie? Vul hieronder je gegevens in en stel ons je vraag!