Jouw eigen unieke flexibele werkplek

Wat je dus eigenlijk écht graag wilt is niet alleen altijd en overal kunnen werken, maar eveneens werken met een perfect passende, persoonlijke werkplek op maat. Ik werd aan het denken gezet bij het aanschaffen van een nieuwe smartphone. Toen ik deze uit de doos haalde en aan had gezet, zag ik al veel apps waarvan ik nog niet eens een kwart gebruik. Ik ben nog steeds aan het knutselen hoe dit te organiseren; alle niet vaak gebruikte apps bij elkaar in een groep of juist op een volgend scherm, etc.

Inmiddels is de techniek zo ontwikkeld dat je op een smartphone wel helemaal zelf kunt bepalen welke apps je ziet en hoe je dit wenst in te richten. En dit wil ik eigenlijk niet alleen voor mijn smartphone, maar ook voor mijn digitale werkplek! Ik had al een werkplek in de cloud, waarbij ik altijd en overal bij mijn bestanden kan middels Office 365. En via een remote desktop toegang verkrijg tot overige applicaties. Maar ik was nog wel veel aan het nadenken op welke plek ik waar moest zijn voor de informatie die ik op dat moment nodig had, denk bijvoorbeeld aan het urenregistratiesysteem, intranet, en nog wat verdwaalde documenten op het bureaublad.

Je eigen werkplek

Inmiddels heb ik een werkplek waarin alles samenkomt in één centraal punt. Deze werkplek heb ik zelf op maat samengesteld op basis van applicaties die vanuit het beheer voor mij beschikbaar zijn, zie de afbeelding hieronder. Ik heb zelf niets meer hoeven installeren (waar ik als eindgebruiker meestal minder enthousiast van word), en krijg ik direct toegang tot applicaties, informatie en nieuws dat voor mij van toepassing is. Dus in één oogopslag worden onder andere afspraken, nieuws en recent bewerkte documenten weergegeven.

Mijn Office 365 omgeving is volledig binnen dit concept geïntegreerd; de werkplek is als het ware een schil over Office 365 waarbij ik niet alleen de cloud tools van Office 365 beschikbaar heb maar ook lokale of remote applicaties.

Informatie komt naar je toe

Onze manier van werken behelst steeds meer data. Niet zo gek, want de wereld en de toekomst ervan draait om data. Data is het nieuwe goud, wordt ook wel gezegd. Maar we zijn nog wel druk om de hele dag zelf handelingen uit te voeren om bij onze data te komen. Met mijn vernieuwde werkplek kan ik zorgen dat data en daarmee dus informatie naar mij toe komt in plaats van dat ik middels verschillende applicaties naar de data toe moet gaan.

Ik neem even een voorbeeld voor een marketeer: je hebt net een nieuwsbrief verstuurd via een mailtool (bijvoorbeeld MailChimp). Waarschijnlijk ga je de eerste paar uren en de eerste dagen meerdere keren naar deze tool om te kijken hoe je nieuwsbrief scoort. In de moderne werkplek kun je deze informatie meteen in één oogopslag zien. Zo’n integratie heb ik in mijn werkplek gemaakt met het nieuws van nu.nl (zie rechts onderin van de vorige afbeelding).

Eén enkele inlog tot alles

En nu komt het mooiste….met één gebruikersnaam en wachtwoord kan ik inloggen in mijn werkplek en zijn alle applicaties bereikbaar. Ik hoef dus maar één keer in te loggen voor alles! In plaats van dat ik alle wachtwoorden voor verschillende tools moet onthouden, een gedeelte van de tijd op een dag kwijt ben aan het telkens weer opnieuw inloggen in verschillende applicaties, of nog erger; dat ik het wachtwoord van de wachtwoordmanager (zoals Keepass) vergeten ben (want het is tegenwoordig echt niet meer veilig om één wachtwoord voor meerdere diensten te gebruiken). Kortom; het bespaart mij tijd en moeite.

Uit onderzoek is gebleken dat de gemiddelde medewerker 191 wachtwoorden moet bijhouden

Je eigen speeltuin

De werkplek is aanpasbaar aan de huisstijl. Binnen de werkplek kun je je merk verstevigen door de kleuren en logo’s van je bedrijf toe te voegen. Een leuke bijkomstigheid is dat ik als medewerker ook mijn eigen kleuren en icoontjes kan kiezen. Dit maakt dat ik apps heel snel herken, maar ook dat ik apps nog beter kan categoriseren (ik heb overwogen om alle apps roze te laten kleuren, maar dat werd mij toch net iets te veel van het goede).