​Breng de hybride werkplek tot leven met Microsoft Viva

Tijdens de Microsoft Ignite (het belangrijkste event van het jaar voor de leverancier) in maart werd Microsoft Viva geïntroduceerd als platform voor werknemerservaring, of hoe Microsoft het zelf ook wel noemt: Employee Experience Platform (EXP). Communicatie, kennis, onderwijs, resources en inzichten zijn op dit platform samengebracht met het doel de gewenste bedrijfscultuur binnen de organisatie activeren.

Als we kijken naar de impact die corona heeft gehad op de manier van werken, kunnen we wel stellen dat die van aanzienlijke omvang is geweest. Microsoft heeft hierop geanticipeerd en Viva ontwikkeld om de hybride werkplek die ontstaan is vanuit behoeften van de medewerker te ondersteunen. Zij kunnen zich met Viva meer verbonden voelen met elkaar en de organisatie. Zo focus je met werk niet op de plek waar je bent (op kantoor of thuis), maar op het onderhouden van een cultuur en daarmee de verbinding met medewerkers.

Maar wat doet Microsoft Viva nu concreet? Dit product is geïntegreerd in Teams en bestaat uit vier componenten, hieronder op een rijtje gezet. Elk component zal als app binnen Teams beschikbaar komen, waarbij Insights al toe te voegen is in de iconenbalk van Teams (links).

• Connections | Beschikbaar in de eerste helft van 2021
• Insights | Al beschikbaar
• Topics | Al beschikbaar (Moet wel door een admin ingesteld worden)
• Learnings | Later dit jaar

Veel werknemers missen door het remote werken een verbondenheid met collega’s en de organisatie. Connections zorgt voor de betrokkenheid van werknemers en hun interne communicatie. Deze app moet een digitale vertegenwoordiging voorstellen van het kantoor. Leidinggevenden kunnen hier de medewerkers bereiken, en medewerkers kunnen bijvoorbeeld in hun gepersonaliseerde omgeving van Connections, het nieuws binnen de organisatie ophalen of policies raadplegen. Of je zou een club kunnen joinen met collega’s, noem het maar op. Het is in ieder geval duidelijk dat dit gezien kan worden als een employee socializing plek voor werknemers die op afstand werken.

Met Insights kan je als medewerker zowel verbonden blijven met collega’s als jouw tijd beschermen die je wilt besteden aan een pauze op zijn tijd, focustaken en het vergroten van je kennis. Zo is bijvoorbeeld Headspace ook geïntegreerd in de app.
Voor managers is Insights nuttig om in te kunnen zien hoe je team presteert. Zo zul je kunnen zien of er tegen burnouts aangelopen wordt, of word je er aan herinnerd om geregeld one-on-ones te houden met de teamleden.
De directie kan Insights gebruiken om inzicht te krijgen van de trends van de organisatie maar ook van de teams wat kan helpen bij het aanpakken van complexe uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan het welzijn van de werknemers of wat goed van pas komt in coronatijden: het plannen van beschikbare ruimte op kantoor.

Learning is van belang voor het bijhouden van de snelle ontwikkelingen en veranderingen, én het behouden van talentvolle medewerkers. Uit een onderzoek van LinkedIn is de behoefte voor onderwijs en ontwikkeling ook naar voren gekomen, wat een medewerker langer bij de organisatie kan houden. Met Learning kun je kennis op een natuurlijke manier aan medewerkers aanbieden en integreren in de bedrijfscultuur. Managers krijgen hierbij hulpmiddelen die nodig zijn om het ‘lesmateriaal’ aan te bieden aan medewerkers. Zij kunnen bovendien resultaten bijhouden en zo een leercultuur bevorderen. Er wordt een centrale hub gecreëerd waarbij middels AI de juiste inhoud op het juiste moment wordt aanbevolen. Vanuit LinkedIn Learning en Microsoft Learn, samen met eigen content, wordt de inhoud van het lesmateriaal bepaald.

Veel organisaties zullen het wel kennen: er zit veel kennis in de organisatie, maar deze blijft bij de desbetreffende medewerker. Of je kunt net dat ene beetje informatie waar je naar zoekt, niet vinden na urenlang zoeken. Uit onderzoek blijkt zelfs dat we ongeveer 7 weken per jaar (!) kwijt zijn aan het zoeken of recreëren van informatie. Hiervoor heeft Microsoft Topics ontwikkeld, ofwel de Wikipedia van de organisatie.

Door middel van AI wordt bedrijfsbrede informatie en expertise automatisch geordend in relevante categorieën. Denk aan bijvoorbeeld projecten, producten, processen en klanten. Ook in de zoekbalk van Teams, wat momenteel al een krachtige feature is, wordt Topics geïntegreerd. Ook als medewerkers in applicaties werken zoals Office, SharePoint en Teams, verschijnen hier onderwerpkaarten. Als je dan hierop klikt, vind je gerelateerde documenten, video’s en personen. Experts van onderwerpen kunnen ook zelf deze onderwerpen beheren, kennis hieraan toevoegen. Daarnaast kan ook kennis naar voren worden gebracht vanuit zekere third-party services.

Al met al zul je wel begrijpen dat Viva erg gefocust is op personeel in combinatie met het hybride werken. Wat betreft de aanschaf van de verschillende componenten verschilt dit per component. Connections zit bij de huidige Microsoft 365 licentie in. Insights is voor medewerkers gratis, maar als managers hier gebruik van willen maken, zou er wel een extra licentie moeten worden aangeschaft. Voor Topics moet ook een licentie worden aangeschaft. Ten slotte is het voor Learning nog onduidelijk wat de vereiste licenties zijn. Voor meer gedetailleerde informatie, klik op deze link.

Wil je een concreter beeld krijgen van wat de verschillende onderdelen doen? Kijk dan hier.