Gebruik jij de beste tool voor videovergaderen?

Waar lange perioden thuiswerken vorig jaar nog aanvoelden als nieuw en onwennig, zijn veel organisaties intussen gewend raakt aan een ritme dat de balans zoekt tussen afspraken digitaal en fysiek. Naar kantoor gaan en daar met collega’s en/of klanten afspreken en vergaderen is intussen niet meer zo vanzelfsprekend als het voor 2020 was; vaak worden eerst de opties online onderzocht en alleen bij een dwingende reden is de keuze voor een fysieke afspraak het meest logisch. 

De door overheidsmaatregelen gevoede trend van het thuiswerken en daarmee ook vele videovergaderen heeft menig organisatie gedwongen tot een keuze voor een bepaalde tooling. Er werd gekeken de behoefte van elkaar zien en spreken kon worden ingevuld met bestaande in de organisatie aanwezig technologie. Soms bleek dat inderdaad zo te kunnen (zo kunnen organisaties met Office 365 gratis gebruikmaken van Teams), maar in andere gevallen is gekozen voor experimenteren met een gratis oplossing (denk aan Zoom, WhatsApp of Google Meet) of de aanschaf van nieuwe tooling (Cisco WebEx, Slack of GoToMeeting). Hoe dan ook, we videobellen inmiddels aardig wat uurtjes af met z’n allen. 

Tijd voor een evaluatie? 

Het is mogelijk dat de keuze die toen eerder onder druk is gemaakt – de pandemie heeft het bedrijfsleven immers flink overvallen – met de kennis van nu misschien niet de slimste is geweest. Zo bleek bijvoorbeeld heel wat op- en aan te merken aan de veiligheid van Zoom en hebben verschillende aanbieders aan hun voorwaarden gesleuteld die bijvoorbeeld maakten dat een gratis abonnement opeens betaald werd, maximale groepsgrootte en beltijd werden beperkt of de service de flink toegenomen populariteit niet aankon, wat resulteerde in storingen. Logisch, want iedereen wil waar mogelijk een graantje meepikken en ook de videovergader-oplossingen hadden deze plotselinge groeispurt eind 2019 niet voorzien. 

Of je nu tevreden bent met wat de organisatie momenteel voor videobel-oplossing gebruikt of niet; het is goed om, nu de coronagemoederen enigszins tot bedaren zijn gekomen, nog eens te kijken of je echt gebruikt wat het beste bij jouw organisatie past. Stel de juiste kritische vragen, bijvoorbeeld op gebied van security: 

• Wat is de reputatie van mijn aanbieder? 
• Waar wordt data opgeslagen? 
• Voert mijn aanbieder met regelmaat updates door? 
• Worden updates in software ook gepusht naar de hele organisatie? 

Is er sprake van een slimme fit met actuele behoeften? 

Bezien in het licht van recente hacks van organisaties is security van relatief nieuwe tooling een heel belangrijk aspect om goed tegen het licht te houden, maar ook op functioneel gebied kan het lonen jouw oplossing nog eens goed te onderzoeken. Stel vragen als: 

• Stelt mijn tooling beperkingen aan maximale groepsgrootte en beltijd? 
• Stelt mijn tooling collega’s in staat eenvoudig bestanden uit te wisselen? 
• Is de tooling eenvoudig in gebruik, weet iedereen vereiste functionaliteit te benutten? 
• Integreert de huidige oplossing met zakelijke systemen als Office 365, het CRM en ERP? 

Het is lastig om zonder kennis van jouw organisatie te zeggen welke tool ideaal aansluit bij jouw wensen en behoeften. Wat vorig jaar misschien perfect bij het eisenpakket aansloot, kan nu een mismatch zijn; misschien is de tooling veranderd of misschien ben jij als organisatie als gevolg van de pandemie wel radicaal anders gaan werken. Maar vanzelfsprekend zou wel moeten gelden dat de oplossing die je gebruikt veilig is, eenvoudig werkt en zich flexibel aanpast aan de richting waarin jouw organisatie zich beweegt.  

Heb je behoefte aan meer inzicht in de geschiktheid van jouw video-oplossing? Of hulp nodig bij de optimale, slimme inzet van deze technologie? Vul hieronder je gegevens in, stel je vraag en wij nemen z.s.m. contact met je op!