Back-up in Office 365: laat je niet foppen!

Er bestaat nogal wat onduidelijkheid over wat voor voorzieningen er zijn geregeld vanuit Microsoft wat betreft de back-up van data in Office 365. Organisaties gaan er vanuit dat wat ze in de cloud plaatsen automatisch te herstellen is. Helaas is dat slechts ten dele waar.

Wat Microsoft wel & niet doet

Microsoft biedt namelijk beperkt back-updiensten aan voor Office 365. De scope van deze diensten beperkt zich tot een gedeeld verantwoordelijkheidsmodel. Binnen dit model valt:

• Fysieke beveiliging van Microsoft datacenters
• Er wordt verdeelde dataopslag en redundantie geboden
• Er is sprake van gegarandeerde uptime en privacy-beheer voor klanten
• Microsoft beschermt haar klanten tegen natuurlijke rampen die van invloed zijn op haar datacenters, tegen hard- en softwarefouten en stroomstoringen.

In de praktijk betekent dit lijstje dat Microsoft een voorziening heeft om jouw gehele Office 365 omgeving terug te zetten via Disaster Recovery-procedures. Zij maken elke 12 uur een complete back-up die ze 14 dagen vasthouden. Heb je zo’n volledig herstelbestand nodig, dan kan het enkele dagen duren voordat dit verzoek wordt ingewilligd en tegen een bepaalde kostprijs, afhankelijk van de grootte van je omgeving en het type abonnement.

Door gebruikers weggegooide bestanden worden daarnaast standaard in een digitale prullenbak vastgehouden. Voor de meeste producten en abonnement typen is dit voor de duur van 180 dagen, maar voor SharePoint is het 90 dagen en e-mail (Exchange/Outlook) is het slechts 30 dagen. Ook is het vaak ingewikkeld om de juiste data terug te halen, zo moet je het exacte moment van verwijdering weten, anders moet de hele omgeving hersteld worden.

Deels eigen verantwoordelijkheid

Genoemde maatregelen binnen het ‘shared responsibility model’ zorgen er verder kortgezegd voor dat in de klant-leveranciersrelatie die je met Microsoft onderhoudt, zij verantwoordelijkheid nemen voor wat er aan de leverancierskant van de geleverde Office 365 kan misgaan. Ze houden geen rekening met calamiteiten aan de klantkant. Daar moet je zelf voor zorgen.

Wat kan er aan de klantkant verkeerd gaan? Heel veel. Zo kan data verloren gaan door menselijke fouten, misconfiguraties en hackeraanvallen, ransomware & virussen op jouw organisatie en/of devices. Je moet precies weten wat je wilt herstellen (per bestand) of een complete back-up voor de hele omgeving terugzetten. Zonder goede Office 365 back-up oplossing wordt dit een tijdrovende, daarmee kostbare zaak en mogelijk ben je de mogelijk data kwijt!

Een ander probleem met de standaard back-upvoorziening draait om inactieve Office 365 gebruikers. Er is namelijk een actieve licentie van een Office 365 account vereist om bestanden binnen dit account te benaderen. Dus stel: jouw marketeer heeft content van de organisatie binnen Office 365 opgeslagen, vertrekt, maar is vergeten een en ander over te dragen. Ondertussen is zijn/haar account al gesloten. Deze data ben je in zo’n geval bij Microsoft kwijt.

Zorg voor echte zekerheid

Idealiter voorziet een back-upvoorziening voor Office 365 in zaken als:

• Zelf bepalen waar de back-ups worden opgeslagen
• Instelbare opslagperioden per Office 365 product
• Eenvoudige terughaalmogelijkheden
• Eenvoudig back-upbeheer
• Zoekfunctionaliteit
• Overzichten

Door je Office 365 back-up via Exite te regelen, verkrijg je naast bovenstaande voordelen een retentietijd van liefst 7 jaar. Wil je meer over de herstelmogelijkheden van Office 365 via Exite? Neem contact met ons op via onderstaand formulier.