5 problemen die Teams snel voor je oplost

Het intranet zoals we dat in de jaren 90 en 00 hebben leren kennen verdwijnt. In toenemende mate gebruiken organisaties platformen als Teams. Hierop is het niet langer éénrichtingsverkeer, maar mensen werken daadwerkelijk goed samen en vindt krachtige interne communicatie plaats.

Microsoft introduceerde Teams in 2017. Al snel begon de innovatieve cloudsoftware aan een gestage opmars in adoptie. Dat is te verklaren doordat professionals doorkregen dat Teams zaken als chat, planning, coördinatie en bestandsdeling eenvoudiger aanbiedt en functionaliteit van software als Skype, Yammer en Slack deels of inmiddels zelfs volledig kan overnemen – zie bijvoorbeeld deze blog over waarom Teams in de ogen van Microsoft de opvolger van Skype for Business is.

Toch is Teams nog niet bij iedereen bekend. Ook zien wij dat Teams, op plekken waar het wel zijn intrede heeft gedaan, suboptimaal wordt ingezet. Hieronder lees je vijf voorbeelden van soms jarenlange frustraties die Teams snel en efficiënt voor je op kan lossen.

De stroom e-mail verkleinen

Niemand vindt het prettig om tijdens het werk gestoord te worden door e-mails die voor jou (op dat moment) niet relevant zijn. Door de jaren heen zijn e-mailclients als Outlook weliswaar verbeterd met functionaliteit als threats (groepering), anti-spam en regels die je in kunt stellen om mailberichten direct op relevantie en prioriteit te filteren. Maar perfectie is niet bereikt.

Met Teams kun je per afdeling of projectgroep interactief communiceren op korte en langere manieren en op elk moment aanhaken in een discussie. Je kunt meerdere personen van een groep via chat aanspreken of een post delen, maar ook een-op-een gesprekken via meerdere kanalen aangaan, eventueel met audio en video. Net als in de betere e-mailclients zijn posts snel doorzoekbaar, offline beschikbaar en kun je bijlagen versturen. Ook is gasttoegang mogelijk voor mensen buiten uw organisatie.

E-mail zal vanwege zijn ingeburgerde en formele karakter nooit helemaal verdwijnen. Maar het aantal e-mails binnen jouw organisatie drastisch verkleinen en daardoor minder vaak worden afgeleid en verzanden in een berg digitale troep; dat is zeer zeker een haalbare kaart.

Productiever vergaderen

Nu Microsoft de functionaliteit van Skype for Business volledig in Teams heeft geïntegreerd, kun je gebruikmaken van dezelfde kracht. Dat betekent bijvoorbeeld dat je met een groep kunt (video)bellen, externen uitnodigen via e-mail, applicaties delen, presentaties kunt laten zien, orde kunt brengen door het geluid van (meerdere) deelnemers te dempen en offline deelnemers kunt laten participeren door via telefonie in te laten bellen.

Bots uw taken efficiënter laten uitvoeren

Een zeer innovatieve feature is de mogelijkheid om Bots in te zetten. Bots zijn toevoegingen voor Teams gebruikmakend van Kunstmatige Intelligentie (KI/AI) die voor jou taken kunnen uitvoeren. U stuurt ze aan met tekstuele commando’s.

Een voorbeeld: door de bot Flow te installeren en toe te passen op bijvoorbeeld het proces van het goedkeuren van juridische documenten, post je niet langer handmatig documenten ter review.

Als je voor het commando ‘flow 1’ instelt dat het nieuwste document in de queue door je team gereviewt moet worden, typt eenvoudig het commando ‘run flow 1’ om direct een voorgeconfigureerde post te plaatsen die jouw teamleden aan deze taak herinnert. Bots worden ook gebruikt om bijvoorbeeld snel hotels en vluchten te boeken, relevante afbeeldingen te zoeken of een website samen te vatten.