Wie betrek je richting een digitale zorgwerkplek?

Met de groei van applicaties en informatiestromen, ontstaat vanuit zorgorganisaties steeds vaker de vraag naar een digitaal zorgplatform. Deze twee stromen maken al duidelijk dat de wens om een slag te maken in digitalisering vaak voortkomt uit de afdelingen ICT en Communicatie. Maar met alleen een behoefte ben je er niet. Wat heb je reeds in huis? Hoe verloopt de huidige samenwerking en communicatie tussen collega’s? Waar zit de informatie binnen de organisatie? Welke behoeften gaat een oplossing wel en niet kunnen invullen? Welke gebruikers worden in de verandering meegenomen? Ontdek wat er nodig is voor de migratie naar een digitale zorgwerkplek.

Betrek minstens twee andere belangrijke sprekers

Hoewel ze zeker op een aantal vragen een goed antwoord kunnen formuleren, is het geen gegeven dat Communicatie en ICT in de voorbereidende fase een volledige uitvraag naar een ICT-partner kunnen schetsen. Soms spreken Communicatie en ICT een verschillende taal, maar nog vaker blijken aan tafel enkele gesprekspartners te ontbreken. Wat dacht je bijvoorbeeld van HRM en facilitaire zaken, twee afdelingen die ook zeker in de opmaat naar een digitale (zorg)werkplek betrokken dienen te worden. HRM vanwege de impact van een dergelijke transitie op de werknemer en zijn of haar werkprocessen en facilitair vanwege de weerslag die de stap naar een digitaal zorgplatform zal hebben op de fysieke omgeving.

Verandering van technologie resulteert altijd in ingrijpende (positieve) veranderingen voor zorgverleners. De impact hiervan wordt nog vaak onderschat. Zo is er niet alleen sprake van een visuele verandering door het werken met een nieuwe digitale zorgwerkplek, maar zullen ook de werkwijzen en bedrijfsprocessen mee veranderen. Hoe dit precies gebeurt en welk effect dit teweegbrengt, heeft onder andere te maken met de bedrijfscultuur. Iedere organisatie, ook in de zorg, heeft immers een eigen manier van communiceren en samenwerken.

Ga werken in behapbare blokjes

Change Management en adoptie zijn essentieel om verandering naar een digitaal zorgplatform binnen zorgorganisaties te begeleiden. Door via een duidelijk stappenplan naar het einddoel van de verandering toe te werken, worden de juiste stakeholders op het juiste moment aan tafel gevraagd, barrières verlaagd en voordelen benut. Kortom, collega’s leren hiermee begrijpen waarom de verandering plaatsvindt en gaan participeren.

Belanghebbenden digitale zorgwerkplek

Je ziet dat een digitale zorgwerkplek allerminst een ICT-feestje is. Door de toenemende verwevenheid van ICT en de bedrijfsvoering in zo’n project, hebben meerdere stakeholders een prominente rol in de inrichting en uitrol. Overkoepelend spelen ook informatiemanagement en wettelijke en bestuurlijke kaders een rol. Ook daarin hebben meerdere belanghebbenden buiten ICT en Communicatie een belangrijke stem. In feite is het daarmee een breed organisatievraagstuk. De transitie naar een digitale zorgwerkplek is alleen goed te maken als de gehele organisatie erin betrokken wordt. Denk daarbij dus ook aan een stuurgroep om bijvoorbeeld de voortgang en financiële controle te borgen en verschillende werkplekgroepen om draagvlak en input in de tactische en operationele laag te integreren.

Het slagen van een digitale zorgwerkplek vraagt dus om synergie tussen technologie, organisatie, medewerker en de fysieke inrichting. Synergie kan pas ontstaan als vanuit meerdere perspectieven wensen en eisen worden meegenomen in het uiteindelijk traject. Daarmee wordt een gedeeld belang gecreëerd, wat leidt tot een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het slagen van de transitie. Exite helpt jou graag de juiste stakeholders vanuit onze regierol aan tafel te krijgen en ieders belang evenredig vertegenwoordigd in het project mee te nemen. We zijn benieuwd naar jouw vraagstuk!