Overleg in Teams: zo gaat het lekker vlot!

Bij Exite helpen we momenteel tal van klanten met het opzetten en inrichten van thuiswerkomgevingen op basis van Microsoft Teams. Zoals je in mijn vorige blog al kon lezen, is Teams een ideale tool om online samen te werken én te communiceren. Toch krijgen we nog soms terug dat de onderlinge communicatie niet zo vlotjes verloopt als gewenst.

Overleg kan plaatsvinden in teams via chat, groepschat en gesprekken met en zonder beeld. Chat en groepschat zijn handig om gespreid over de dag elkaar berichten en documenten toe te sturen; mensen kunnen erop reageren wanneer het voor hen passend is en altijd wordt een gesprekshistorie bewaard.

Van een andere categorie zijn het bellen en videobellen. Deze opties zijn prettig voor direct overleg en dagelijkse vergaderingen. (Om het gevoel van isolement te verminderen en ook non-verbale communicatie mee te krijgen, bevelen we videobellen van harte aan!) Dit kun je doen via de ingebouwde luidspreker, webcam en microfoon van je laptop maar prettiger is het gebruik van een headset. Door een koptelefoon te gebruiken kun je het gesprek luider zetten zonder dat de decibellen van je speakers door het hele gesprek gaan echoën. (Is er een echo, vraag dan gesprekspartners hun geluid te verminderen of de mute-optie te gebruiken, zie onderstaande tips.)

Je start een videogesprek door in een bestaande tekst-chat met één of meerdere personen het camera-icoontje aan te klikken. Over (video)bellen heb ik nog deze tips voor je:

1. Maak gebruik van een vaste verbinding, indien mogelijk. Videobellen vereist wat meer bandbreedte dan normaal bellen. Zeker als de verbinding gedeeld moet worden met meerdere thuiswerkers en fanatieke Netflix’ers en YouTube’ers kan deze onder druk komen te staan. Hoewel WiFi-verbindingen de laatste jaren aanmerkelijk sneller en stabieler zijn geworden, krijg je draadloos sneller te maken met haperingen en wegvallen. Heb je een router of access point in de buurt? Gebruik dan een kabel.
2. Demp je microfoon als je niet praat. Zeker nu partners en hele gezinnen thuis aan het werk zijn, kan er wat achtergrondgeluid tijdens jouw meeting bestaan. Demp daarom altijd jouw microfoon als je niet aan het woord bent en hef de demping op als je wilt praten. Bonustip: Wist je dat je dit in Teams snel met je spatiebalk kunt doen?!
3. Praat niet door elkaar heen. Steek je hand op als je wat wilt zeggen door je hand wat voor de lens van je cam te houden. Of houd je hand even voor je mond als teken dat de ander kan spreken. Kun je op een vraag met ja/nee antwoorden, doe dit dan met duim omhoog/duim omlaag. Exciiiting nieuws: binnenkort komt hiervoor een digitale ‘hand opsteken-functie’ in Teams beschikbaar.
4. Maak je omgeving voor anderen rustiger. Niet iedereen heeft een mooi opgeruimd thuiskantoor. Tijdens de vergadering kun je via ‘meer acties’ (de 3 puntjes) je achtergrond vervagen en ervoor zorgen dat anderen hierdoor niet worden afgeleid. Binnenkort kun je zelfs je eigen achtergrond kiezen. Geen excuus meer dus om je camera niet aan te zetten.
5. Wees je bewust van de camera. Je camera staat ook aan als je net even samen naar een document of presentatie kijkt. Alles wat je doet als er normaal niemand in de buurt is, is nu wel zichtbaar voor iedereen!
6. Kom op tijd. Online wachten op andere deelnemers is net ff wat vervelender als normaal, want even een praatje maken bij de koffieautomaat is er nu niet bij. Log liever zelfs 5 minuten eerder in, zodat je je geluid en beeld kunt checken.

Vanaf deze week is er via Teams elke woensdag een Exite Break van de Week over thuiswerken. Hierin gaan we 30 minuten in op de meest voorkomende problemen en laten we oplossingen zien. Daarna is er 15 minuten voor een Q&A met deelnemers om jouw dringende vragen te beantwoorden. In de eerste editie op 1 april (geen grap!) gaan we in op communicatie via Teams en online vergaderen. Mis dit niet!

Mocht je nu al wat meer willen weten over hoe Exite thuiswerken faciliteert en daarbij ook helpt bij het maken van thuiswerkbeleid en een adoptiestrategie, vul onderstaand formulier in, stel je vraag en ik neem contact met je op!