De weg naar Microsoft 365

Waarom productiever werken?

In deze snelle wereld is de tijd gekomen voor een andere focus. Een focus waarbij het niet meer gaat om nog harder te werken en meer uren te maken, maar om de juiste impact. In dit digitale tijdperk draait het om de ontwikkeling van nieuwe ideeën, nieuwe producten en diensten die jou onderscheiden van de concurrentie. Daar past een andere benadering bij.

Een gemiddelde kenniswerker besteedt het merendeel van zijn werkbare tijd aan e-mail en documenten. Ook thuis en onderweg willen medewerkers toegang tot mail en documenten. Hierbij lopen zakelijk en privé steeds meer in elkaar over; zo weten collega’s elkaar ook op social media zoals Facebook en Instagram te vinden. Snelle communicatie wordt dus steeds belangrijker en moet vanaf elk device makkelijk en mogelijk zijn. Doordat we overal samenwerken en op universele manieren communiceren, delen we kennis niet alleen verbaal maar ook virtueel. Iedereen kan de juiste versies van documenten binnen handbereik hebben en verkrijgt vanaf elke plek toegang tot bedrijfsinformatie.

Wil je de productiviteit van je organisatie verbeteren, dan kun je vandaag de dag niet meer zonder moderne technologie

Microsoft 365 is een hulpmiddel om productief te zijn waar je maar wilt. Met deze cloudsuite kun je sneller, productiever en flexibeler werken. Organisaties zijn daardoor succesvoller en het werk is voor medewerkers leuker.

Strategie

De meeste bedrijven gebruiken al Microsoft 365, maar benutten vaak slechts enkel mogelijkheden als Exchange Online en de Office suite. Hierdoor komt Microsoft 365 niet geheel tot zijn recht binnen de organisatie. Daarnaast zoeken veel bedrijven naar nieuwe mogelijkheden op het gebied van samenwerken en productiever werken. Microsoft 365 is een technologie die je organisatie een flinke efficiency-boost geeft.

Om meer te halen te halen uit dit pakket of weten wat Microsoft 365 precies inhoudt moet je weten welke mogelijkheden de suite bieden heeft, wat de voordelen zijn voor je organisatie en hoe de weg naar Microsoft 365 eruitziet. Op deze manier weet je welke functionaliteiten je in je organisatie wilt implementeren.

Een juiste implementatie van Microsoft 365 vereist de nodige kennis. Je bedrijfsstrategie moet vertaald worden naar de tools en je gebruikers moeten de andere, bijpassende manier van werken omarmen.

Adoptie

De basis voor een succesvolle implementatie van Microsoft 365 ligt in het creëren van draagvlak bij de gebruikers. Niet de ICT zelf, maar de manier waarop professionals binnen de organisatie ermee werken moet het uitgangspunt zijn.

Betrek medewerkers bij het proces en gebruik enthousiaste medewerkers als ambassadeurs

Dit draagvlak is op een aantal manieren te creëren. Ten eerste wordt de uiteindelijke adoptie onder gebruikers verhoogd als deze worden meegenomen in het proces. Hoe richten we als bedrijf samen deze oplossing in? Daarnaast is het van belang dat gebruikers vooraf op de hoogte zijn van de nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten. Hierdoor wordt uiteindelijk ook het meeste rendement uit de oplossing gehaald.

Productiviteit als resultaat

Kijkend naar de opbrengst van software rekenen organisaties vaak alleen in ICT kosten en besparingen. Andere voordelen wordt buiten beschouwing gelaten of slechts als bijkomend voordeel gezien. Ik ben ervan overtuigd dat productiviteit binnen de Microsoft 365 strategie eruit springt. Uit onderzoek blijkt namelijk dat bij optimaal gebruik en een heldere strategie, medewerkers tot 1 uur per dag productiever kunnen zijn.

Het gebruik, en daarmee het grootste rendement, blijft achter

In de praktijk zie ik dat veel organisaties Microsoft 365 al gebruiken als cloud platform en een maandelijks abonnement betalen van een paar tientjes. Ik zie echter ook vaak dat nog niet eens 1/3 van de tools gebruikt worden, zonde!

Wat kan Microsoft 365 voor jouw organisatie betekenen?

Uit praktijkervaring blijkt dat organisaties worstelen met de strategie en het beleid van Microsoft 365 aan de voorkant. Regelmatig breng ik samen met een organisatie op basis van het organogram, huidige werkprocessen en communicatielijnen in kaart op welke manier Microsoft 365 hierin een verbeterpotentieel zou kunnen betekenen. Tevens wordt hierbij duidelijk welke tools je op welke manier in kunt zetten wat het beste past bij de bedrijfsprocessen van je organisatie.

De uitkomst is een blauwdruk voor de inrichting van functionaliteiten en bepaling van kaders voor de benodigde roadmap.